Was bringt uns eine QM-Software?

Daumen hoch

Viel Vereinfachung und Arbeitserleichterung

Dies sind die offensichtlichen Vorteile. Aber schauen wir uns dies etwas konkreter an.

Zugriff auf die Dokumente

Einige Lösungen sind Webbasiert. Der Zugriff auf die Benutzeroberfläche und die einzelnen Dokumente erfolgt über den Browser. Dadurch ist der Zugang Standortunabhängig von jedem Gerät mit Internetzugang möglich.

„Diese Datei wird gerade von Benutzer XY genutzt“. Kennen Sie diese oder ähnliche Meldungen? Die erscheinen immer dann, wenn bereits jemand anderes aus dem Unternehmen das gewünschte Dokument bereits hat. Dies geschieht mit eier entsprechenden Software nicht. Mehrbenutzerzugriffe bewältigt sie absolut mühelos.

Dokumente Verwalten / Dokumentenlenkung

In einem lebendigen QMS gibt es immer wieder Änderungen. Hier hilft die Software, indem die Versionen durch die Software verwaltet werden und im Archiv jederzeit Veränderungen nachvollzogen werden können. Das korrekte Versionsdatum wird nebenbei auch automatisch nachgeführt.

Sie wollen automatisch nach X Monaten/Jahren einen Reminder, dass das Dokument XY auf aktualität überprüft werden. Kein Problem für die passende Software.

Sie wollen sich nicht mit Powerpoint, Visio oder der Word-Zeichenfunktion für die Prozess-Zeichnung herumschlagen? Fast alle QMS-Softwarelösungen bieten einen Prozessdesigner der Ihnen diese kniffliche Arbeit abnimmt und vereinfacht.

Checkliste A soll durch Frau Muster geändert werden können, Checkliste B nur durch Herr Müller. Ohne Software wird das kompliziert. Bei einer Software können Sie die Rechte spezifisch für einzelne Bereiche/Dokumente vergeben. So können Prozessverantwortliche auch gleich in die Dokumentenaktualisierung usw. einbezogen werden.

Die meisten Softwarelösungen ermöglichen zudem, dass sie festlegen können, wer das Dokument anpassen darf und durch wen dieses anschliessend freigegeben wird.

Worin unterscheiden Sich die Softwarelösungen?

Einige Fuktionen/Anforderugen werden durch alle Lösungen erbracht. Andere Funktionen/Module sind nicht bei allen Anbietern vorhanden oder nicht im Grundpreis enthalten.

Einige sind Webasiert, andere sind Webunabhängig und wieder andere sind teilweise oder komplett in Sharepoint integriert.

Das „look and feel“ unterscheidet sich sehr stark. Dies sehen Sie bereits bei den Screenshots in unserer Vergleichsliste.

Auch die Preise sind unterschiedlich, aber das haben sie sicherlich schon vermutet :)

Intelligenz, Vernetzung und Verknüpfung

  • Eine Suche die auch Treffer liefert wenn der Suchbegriff im Dokument aber nicht im Dateinamen vorkommt?
  • Eine Pendenzenverwaltung, welche automatisch der zuständigen Person einen Reminder sendet, wenn eine Aufgabe noch nicht erledigt ist oder ein Messmitel kalibriert werden muss?
  • Die im Audit erkannten Verbesserungen direkt mit den Dokumenten verlinken und deren Wirksamkeit nahtlos überprüfen?
  • Anstelle von X verschiedenen Dokumenten/Listen die sie manuell aktuell halten müssen (Risikomanagement, Pendenzen interne Audits, Messmittelverwaltung, KVP-Liste, Inhaltsverzeichnis, …) alles auf einem (Web-)Portal im Blick.

Für diese und viele weitere Aufgaben kann Ihnen die geeignete Lösung viel Arbeit und vielleicht Ärger ersparen. Gleichzeitig vereinfacht die Software die Arbeit der QM-Verantwortlichen und verbessert insbesondere die einfache Nutzung für die Mitarbeitenden.

Risiken und Nebenwirkungen beim Einsatz einer QM-Software

Neben vielen Vorteilen gibt es auch einige Nachteile/Risiken die zu beachten sind.

Eine Spezialsoftware lohnt sich erst aber einer gewissen Grösse
Für 50 Dokumente in einem 3-Personen Start-Up wird der Effizienzgewinn vermutlich geringer sein als der Aufwand. Eine Grenze, ab wann es sich lohnt, lässt sich nicht festlegen. Dies müssen sie für Ihre spezifische Ausgangslage selbst prüfen.

Besser keine Software als die falsche Software
Mit viel Elan sich schnell für eine Lösung entscheiden und anschliessend feststellen, dass die gewählte Lösung elementare Anforderungen nicht abdeckt oder für sie zentrale Dinge nur mühsam umsetzbar sind. Diese Enttäschung lässt sich verhindern. Definieren Sie ihre Anforderungen. Schaen Sie sich verschiedene Lösungen an. Erkundigen Sie sich bei anderen Unternehmungen nach Ihren Erfahrungen und Nutzungs-Szenarien mit verschiednene Softwarelösungen.

Fazit aus der Praxis

Ich kenne keinen Kunden, der nach der Einführung einer QMS-Software, dies bereute.
Im Gegenteil, alle schätzten die Vereinfachung für die Verwaltung, den Effizienzgewinn und den besseren Zugang für die Nutzerinnen und Nutzer.

Kunden, welche unzufrieden mit Ihrer QMS-Software sind, hatten fast immer eine veraltete und nicht zeitgemässe Software im Einsatz. Sprich die Software brachte Aufwand für die Pflege mit sich, erbrachte gleichzeitg aber keinen Effizienz-Gewinn. Solche „veralteten“ Software-Lösungen sind nicht bestandteile der Vergleichsliste von QMS-Software.ch