Brauchen wir eine QM-Software?

Brauche ich eine QM-Software

Nein, es geht auch ohne.

Egal ob mit oder ohne Spezialsoftware. Beide Varianten haben je nach Anforderungen ihre Berechtigung. Im folgenen möchte ich auf die Vor- und Nachteile einer Spezialsoftware eingehen.

Mein persönliches Fazit jedoch bereits vorweg.

Wenn ich heute zurückdenke,
hätte mir eine geeignete Software viel Arbeit ersparen können.

Warum sollte eine QM-Software nicht notwendig sein?

Ich habe selbst in mehreren Unternehmen ein QM-System aufgebaut, welches komplett ohne Spezialsoftware funktionierte. Ich verwendete ein Exceldokument, auf dessen Startseite die Prozessübersicht war. Bei einem Klick auf die einzelnen Prozessrubriken öffnete sich das entsprechende Tabellenblatt und auf diesem Tabellenblatt waren dann die einzelnen Dokumente verlinkt.

Die Dokumente selbst (Prozessabläufe, Checklisten, Formulare, …) waren in Worddokumenten abgebildet. Die Prozessabläufe sind etwas knifflig. Word ist nicht für Flow-Charts otpimiert. Die Lösung ist das Zeichnen und einfügen aus Powerpoint, Visio oder das Einfügen einer Zeichnenfläche.
Der Vorteil der Zeichenfläche ist, dass die Verbindungslinien „Magnetisch“ erstellt werden können. Was das  heisst und wie das funktioniert, wird auf folgender Webseite gut erklärt.

Das bedetuet, mit den gebräuchlichen Softwareprodukten (Windows Ordnerstruktur, Word/Excel) lässt sich ein QM-System abbilden.

Vorteile einer Lösung ohne QM-Spezialsoftware

  • Keinerlei Investitionen in neue Software
  • Fast keine Einarbeitung, mit der Bedienung sind alle vertraut
  • Sehr flexibel bezüglich Gestaltung, Darstellung, usw.
  • Keine „Bindung“ an ein bestimmtes System

Nachteil beim Arbeiten ohne QMS-Software

  • Das Zeichnen von Prozessen ist ziemlich knifflig
  • Ändert ein Dokumentename funktionieren die Links nicht mehr
  • Jede interne Verlinkung muss manuell und einzeln gesetzt werden
  • Ändert das Logo oder etwas anderes, muss dies auf jedem Dokument einzeln geändert werden
  • Mehrbenutzerzugriff eingeschränkt möglich. Sie kennen die Meldung vermutlich „Dieses Dokument wird von einem anderen Benutzer …“
  • Suchfunktionen sehr eingeschränkt.
  • Benutzerberechtigungen nur beschränkt/kompliziert umsetzbar
  • Sie haben nicht den Nutzen der vielen Zusatzfunktionen einer QM-Software.

Fazit

Der Erfolg von ihrem Qualitätsmanagement ist nicht von einer Software abhängig.

Wenn sie denken, dass sie keine Spezialsoftware benötigen, empfehle ich Ihnen trotzdem, sich zumindest eine oder zwei Lösungen anzuschauen und präsentieren zu lassen. Sie werden dabei entweder merken, dass eine Software doch eine grosse Hilfe sein könnte oder dass es für ihre Ausgangslage auch ohne gut geht.

Ab einer gewissen Betriebsgrösse führt aus meiner Sicht fast kein Weg an einer professionellen QMS-Software vorbei. Zu gross sind die Kompromiss und Zusatzaufwendungen, wenn darauf verzichtet wird.

Mein ganz persöhnliches Fazit

Wenn ich heute zurückdenke, hätte mir eine geeignete Software viel Arbeit ersparen können.

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung kann ihnen der Vergleich sehr gut helfen.